ขั้นตอนการเตรียมไฟล์และการส่งไฟล์ต้นฉบับ

ขั้นตอนที่เป็นการเริ่มต้นอยู่ในส่วนของฝ่ายผลิตต้นฉบับสิ่งพิมพ์ การเริ่มต้นขึ้นอยู่กับชิ้นงานว่าเป็นงานชนิดใด เพราะงานแต่ละประเภทจะผ่านขั้นตอนการผลิตต้นฉบับไม่เหมือนกัน หากเป็นงานโฆษณาจะต้องผ่านการวิเคราะห์ความต้องการของลูกค้า ตีโจทย์ วางคอนเซ็ปต์ คิดคำประกอบ ถ่ายภาพประกอบ ถ่ายภาพประกอบ เขียนเนื้อเรื่อง และจัดทำต้นฉบับผ่านคอมพิวเตอร์

จากข้อมูลที่ผ่านมาจะเห็นได้ว่าทั้งงานโฆษณาและงานหนังสือ เมื่อมาถึงขั้นตอนสุดท้ายจะต้องมาจบที่คอมพิวเตอร์เป็นส่วนใหญ่ เพื่อผลิตต้นฉบับให้เป็นไฟล์ชนิดต่างๆ ตามความเหมาะสม ซึ่งโปรแกรมที่นิยมใช้ ในการออกแบบสิ่งพิมพ์ ได้แก่ Adobe InDesign, Illustrator, Photoshop, Acrobat, PageMaker, Ouark และ Word 

โปรแกรมกราฟิกและการเตรียมไฟล์แต่ละชนิด
สำหรับไฟล์ที่ได้จากโปรแกรมแต่ละชนิด จะมีคุณสมบัติและวิธีการเตรียมไฟล์ที่แตกต่างกัน โดยมีข้อมูลสำหรับแต่ละโปรแกรมดังนี้ 

ID Adobe InDesign
เป็นโปรแกรมออกแบบสิ่งพิมพ์ที่เหมาะกับงานประเภทจัดหน้าทำหนังสือ หรืองานสิ่งพิมพ์บางชนิด การทำงานคล้ายกับมีโปรแกรม PageMaker และ IIIustrator มารวมกัน หากใครเคยใช้ทั้งสองโปรแกรมที่กล่าวมาแล้ว ก็จะปรับตัวมาใช้ได้ไม่ยาก สำหรับ InDesign นั้นมีโปรแกรมประเภทเดียวกันคือ PageMaker แต่ InDesign นั้นมีโปรแกรมที่กล่าวมาแล้วก็จะปรับตัวมาใช้ได้ไม่ยาก สำหรับ Indesign มีข้อดีเหนือกว่า PageMaker หลายด้าน เพราะมีการพัฒนาให้รองรับการวาดภาพ และเทคโนโลยีใหม่ๆ ได้ดีกว่า ส่วนข้อด้อยที่กำลังได้รับการแก้ไข ก็คือเรื่องฟอนต์ภาษาไทย ซึ่งอีกไม่นานน่าจะหมดปัญหานี้

ส่วนวิธีการส่งไฟล์ต้นฉบับของ InDesign สะดวกมาก เพราะมีคำสั่ง Package สำหรับรวบรวมไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับงานชิ้นที่ต้องการ ตั้งแต่ไฟล์ภาพ ฟอนต์ที่ต้องใช้มารวมในที่เดียว หลังจากนั้นก็สามารถไรท์ต้นฉบับลงแผ่นส่งได้ทันที โดยไม่ต้องห่วงว่าจะลืมไฟล์ที่จำเป็น 

AI Adobe Illustrator
Illustrator เป็นโปรแกรมที่เหมาะสำหรับการวาดภาพ ผลิตไฟล์ต้นฉบับบรรจุภัณฑ์ ปกหนังสือ และสิ่งพิมพ์หลายชนิด การเตรียมไฟล์ควรเลือกใช้โหมด CMYK เป็นมาตรฐาน ส่วนภาพที่นำมาประกอบ (ภาพถ่าย ไฟล์ภาพอื่นที่ไม่ได้เกิดจาก Illustrator) การนำมาใช้ควรเลือกแบบ Link เพื่อลดขนาดของไฟล์ ส่วนตัวอักษรถ้าไม่มีการแก้ไขแล้วควรจะ Create Outline ให้เป็นลายเส้นป้องกันปัญหาฟอนต์ เมื่อตันฉบับเสร็จแล้วให้รวบรวมไฟล์ที่เกี่ยวข้องไรที่ส่งฝ่ายผลิต 

PS Adobe Photoshop
Photoshop คือหนึ่งในโปรแกรมที่คอมพิวเตอร์เกือบทุกเครื่องมีติดตั้งไว้ Photoshop เป็นโปรแกรมมากความสามารถด้านจัดการแก้ไขและ เป็นโปรแกรมที่ในวงการผลิตสิ่งพิมพ์นิยมใช้ สำหรับผู้ทำต้นฉบับด้วย Photoshop มีสิ่งที่ต้องเน้นคือเรื่อง Resolution ซึ่งจะต้องใช้ค่า 300 Pixels/Inch ขึ้นไปเพื่อความคมชัด และใช้โหมดสี CMYK กับไฟล์ต้นฉบับ ส่วนเรื่องอื่นก็แล้วแต่ว่าผลิตต้นฉบับอะไร เช่น ถ้าทำต้นฉบับโปสเตอร์ก็ต้องมีการเผื่อตัดตกด้วย

สุดท้าย หลังจากที่ออกแบบไฟล์ต้นฉบับเสร็จแล้ว ก็สามารถส่งไฟล์ที่เป็นไฟล์ PSD (ไฟล์เฉพาะของ Photoshop) หรือไฟล์ Tiff ไปให้ฝ่ายผลิตได้ โดยแนะนำให้บันทึก (Save) แบบรวมเลเยอร์ไป เพื่อป้องกันผู้อื่นนำงานของเรา ไปดัดแปลง ส่วนไฟล์ที่ไม่ได้รวมเลเยอร์ก็ให้เราเก็บไว้ เผื่อต้องการแก้ไขในภายหลัง 

PDF Adobe Acrobat Professional / distilier
โปรแกรม สำหรับแปลงไฟล์ต้นฉบับจากโปรแกรมอื่นให้เป็นไฟล์ PDF ที่เป็นไฟล์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาตรฐานสากล ซึ่งสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้หลายทาง โดยเฉพาะงานสิ่งพิมพ์ เมื่อทำเป็นไฟล์ PDF แล้วขนาดไฟล์จะเล็กลงจนสามารถส่งต้นฉบับทางอินเตอร์เน็ตได้อย่างสบายๆ ไม่ต้องห่วงเรื่องฟอนต์และภาพ (เมื่อทำทุกขั้นตอนถูกต้อง) แถมป้องกันการนำไฟล์ต้นฉบับไปแก้ไขได้ในระดับหนึ่งด้วย 

PM Adobe PageMaker
โปรแกรม ด้านการจัดหน้าที่คุ้นเคยกับนักออกแบบมานาน PageMaker เป็นโปรแกรมจัดหน้าที่ใช้งานง่าย มีความสามารถในระดับที่ดี แต่ไม่มีการพัฉนาต่อมานานแล้วตั้งแต่เวอร์ชั่น 7 ดังนั้นการใชเทคนิคบางอย่างจึงต้องอาศัยโปรแกรม Photoshop และ Illustrator มาร่วมทำงานก็จะได้ผลงานที่สวยสมใจ โปรแกรมนี้เหมาะกับงานผลิตต้นฉบับหนังสือ แต่ก็สามารถทำงานสิ่งพิมพ์อื่นได้บ้าง ในส่วนของการส่งไฟล์ทำได้ 2 วิธี คือ การส่งเป็นไฟล์ PageMaker โดยตรง ซึ่งต้องรวมสิ่งที่เกี่ยวข้องทั้งหมดส่งไปด้วย เช่น ฟอนต์ ภาพที่ใช้ในงาน (ไม่แนะนำวิธีไม่ลิงก์ภาพ) หรือจะเลือกวิธีแปลงเป็นไฟล์ PDF ก็ได้ 

QuarkExpress Quark Express Quark
โปรแกรมออกแบบสิ่งพิมพ์ที่นิยมใช้ออกแบบหน้าหนังสือ เป็นโปรแกรมที่ใช้มากในฝั่งยุโรปและแคนาดา สำหรับในไทยไม่ค่อยนิยมจะเห็นใช้บ้าง ในวงการโฆษณาและหนังสือพิมพ์ 

MS Microsoft Word
เป็นโปรแกรมพื้นฐานที่นักเขียนนิยมใช้ ส่วนมากใช้พิมพ์ต้นฉบับแล้วส่งไปให้ทีมออกแบบพัฒนาต้นฉบับให้สวยงาม แต่ถ้าหากไม่มีผู้ออกแบบให้ และไม่ถนัดการใช้โปรแกรมกราฟิกก็สามารถตกแต่งเองใน Word แล้วส่งพิมพ์ก็ได้ ซึ่งในผู้ชำนาญ Word บางกลุ่มก็สามารถทำให้งานออกมาดูสวยงามไม่แพ้ผลิตต้นฉบับจากโปรแกรมกราฟิกเลย 

EPS EPS
EPS เป็นชื่อไฟล์ชนิดหนึ่งที่นำมาใช้เป็นไฟล์ต้นฉบับสิ่งพิมพ์ได้มีคุณภาพสูง การแสดงผลบางโปรแกรมจะไม่ชัด แต่เมื่อพิมพ์จริงจะชัด (ยกเว้นภาพต้นฉบับที่ไม่ชัด) ไฟล์ชนิดนี้นิยมแปลงจาก Illustrator